質量管理體系審核的過程通常涉及識別不符合項，并通過改善這些不符合項來促進整個管理體系水平的提升。
根據IS0/IEC17021-1(CNAS-CC0I)《管理體系認證機構要求》，不符合項被劃分為“嚴重不符合”與“輕微不符合”兩類，這一分類由認證機構根據不符合項是否妨礙管理體系達成既定目標的能力來決定。
被審核的組織需要遵循認證機構設定的整改期限，提交關于不符合項改進情況的報告。糾正措施和具體糾正方案的制定，應基于不符合項產生的根本原因。唯有針對這些根本原因采取的糾正措施，才能有效防止不符合項的再次發生。
從PDCA（計劃-執行-檢查-行動）循環的角度分析，可以深入理解質量管理體系審核中不符合項的產生原因。
P、體系策劃不足
管理體系文件與適用的法律法規、標準規范及合同條款等要求之間存在不一致的情況，這種不符通常有兩個原因：
1、可能是管理體系在初始策劃階段未能充分完善。具體而言，即那些應當被正式文件化記錄的關鍵內容或條款，在實際操作中未能得到恰當的編制與歸檔，從而造成了體系文件內容的缺失或不完整。
2、管理體系在面對組織結構的調整、外部法律環境的變遷、新出臺的法律法規、或是客戶需求的更新時，未能及時且有效地對體系文件進行修訂與更新。這種滯后性導致體系文件沒有及時調整，導致體系不符合要求。
P、資源準備不足
當組織未能充分提供必要且有效的資源（涵蓋人力資源、基礎設施、生產設備、輔助設施、檢測與試驗設備以及生產作業環境等關鍵要素）時，或者即使提供了資源但數量不足，這將直接導致組織無法依照其預先策劃并制定的文件要求來執行操作。
這里要注意資源必須有效和充足。
例如：
生產設備需具備生產滿足客戶需求的產品質量和數量的能力；
檢測設備則需達到能夠精確測量并符合產品精度要求的分辨率；
同時，整個測量系統的偏差也必須維持在規定標準之內，以確保所有操作都能符合既定的規范與要求。
D、未按文件規定實施
這類不符合既包括管理業務沒有按照文件執行，也包括產品生產和檢測沒有按照技術文件執行。
如果沒有按照文件規定實施的原因是資源不足，則屬于資源性準備不足。
C、質量管理體系績效和有效性評價不足
這類不符合是指沒有按照ISO9001標準條款【9.績效評價】的要求對質量管理體系的績效和有效性進行評價。
具體包括但不限于下述內容：
1、組織未能遵循標準規定，對顧客滿意程度進行必要的監視，同時也未執行內部審核和管理評審的流程。
2、實施了上述1的內容，但是實施結果無效。
3、組織未能驗證其設定的質量目標以及過程績效的實際實施成果。
4、其它組織規定的監視、測量、分析和評價項目，未按規定實施。
A、效果性
盡管質量管理體系文件及制度均符合標準或相關文件要求，并且在實際操作中現場也嚴格遵循了這些規定執行，然而，執行結果并未達成既定的目標，從而產生了效果性不符合的情況。
具體表現為，諸如生產過程中頻繁發生同類型批量不合格品的問題，這表明盡管流程被正確執行，但某種未知因素導致了運行效果未能達到預期的標準。
治療疾病的關鍵在于準確識別病因，并據此制定合適的治療計劃。同樣地，采取糾正措施也應如此，只有針對問題的真正根源采取措施，才能實現徹底的解決與根治。
針對【P、體系策劃不足】的不符合項，糾正措施應聚焦于體系策劃環節，從源頭上加強和改進策劃過程。
對于【P、資源準備不足】的不符合項，糾正措施應在新項目和變更實施的關鍵評審階段進行，確保資源配置的充分性和合理性。
在處理【D、未按文件規定實施】的不符合項時，除排除資源準備不足的原因外，還應從監督角度出發，加強兩個方面的措施：一是對具體業務執行情況進行確認，二是加強對質量管理體系的監視和測量，確保執行到位。
關于【C、質量管理體系績效和有效性評價不足】的問題，雖然很少有公司建立了質量管理體系卻不實施顧客滿意監視、內部審核和管理評審，但這些活動的具體執行效果仍需各相關方深入了解和評估。為提高管理水平和減少審核不符合項，應著力提升相關業務人員對質量管理體系標準和顧客要求的理解能力。
對于【A、效果性】這一體現組織經營管理實力的關鍵項目，針對其不符合項，應進行有針對性的原因分析。若發現相關人員能力不足，則應從提升從業人員的專業技術能力入手，以增強組織的整體效果性。
